Hoy en día es casi indispensable que tu negocio o emprendimiento ofrezca medios de pago electrónicos. Lo cierto es que el trabajo no termina luego de pasar el plástico por la terminal de cobro. Hoy te explico cómo controlar tus ingresos cuando empiezas a vender con tarjeta.

Beneficios de ofrecer más medios de pago

El hecho de ofrecer otras formas de pago diferentes a efectivo, hace que debamos realizar controles adicionales. Al igual que con el efectivo haces un arqueo al final del día para ver que esté todo completo, lo mismo deberías realizar con las tarjetas.
Aceptando tarjetas de débito, crédito, o medios de pago electrónicos, captamos más clientes. Ofrecer estos medios da la posibilidad a clientes que no cuentan actualmente con el efectivo, puedan adquirir tus productos o servicios. Incluso para las ventas a distancia, es la única forma.

Aspectos negativos a prevenir

Como todo, vender con tarjeta tiene sus pro y sus contra.
En cuanto a los recaudos, es preciso tener en cuenta ciertos temas para prevenir eventuales dolores de cabeza:

• Rechazos y contracargos. Esto sucede cuando alguien que realizó una compra, desconoce ante su banco el gasto realizado. La entidad va a retenerte el dinero y devolvérselo al cliente, a menos que tengas pruebas de que esa transacción realmente ocurrió. ¿Cómo es esto? Guardar los cupones firmados es muy importante. Estos son la prueba de que el cliente realmente adquirió el servicio.
  En caso de ventas por internet, deberíamos poder probar con datos que el cliente haya ingresado a nuestros sistemas, su veracidad, e incluso si consumió o no el producto o servicio vendido. Por ejemplo, si recibió a través del correo a compra.
• Retenciones y Comisiones.Tanto las tarjetas (VISA, MASTER, AMERICAN EXPRESS, ETC ETC) como los proveedores de servicios relacionados a estas transacciones, cobran comisiones. Desde el alquiler de la terminal de cobro (posnet, lapos, etc) hasta el banco, o tu intermediario para cobros por internet.
  Es muy importante que controlemos que las retenciones impositivas y las comisiones que nos cobran sean correctas.
• Plazos de Acreditación. Este es un punto muy importante, ya que cuando vendemos con tarjeta el banco no paga en el momento.
  Cada tipo de tarjeta (débito, crédito, local internacional) y cada marca (VISA, MASTER, AMEX, ETC) pagan cada transacción a un plazo diferente. Entonces es conveniente llevar un control de las fechas de pago para saber cuándo vamos a contar con el dinero.

Liquidaciones

Para comenzar el control, es necesario aclarar algunos términos importantes al vender con tarjeta:

CIERRE vs VENCIMIENTO

Al igual que en nuestras tarjetas de crédito personales, cuando vendemos con tarjeta, también tenemos un resumen. Entonces tenemos una fecha de Cierre, que es simplemente una fecha de corte, donde se realiza una pausa.
Por el periodo comprendido entre la fecha de cierre anterior y la última, el banco va a emitir una liquidación con un resumen de todas las ventas que realizamos con tarjeta, agrupadas por LOTE. A cada lote le va a restar las comisiones, y nos va a indicar cuándo se realizó o realizará el depósito del dinero correspondiente a cada uno de ellos.
Por ejemplo, los lotes de ventas de tarjetas de débito, por lo general se pagan a las 48 hs, en cambio los de crédito a los 21 días. Estos son plazo estándares para empresas. Estos varían dependiendo del acuerdo que cada uno tenga con el banco y según cada país. Para saber estos plazos, hay que leer bien el resumen.
El momento en que el banco nos paga lo resultante de la liquidación, es el VENCIMIENTO.

RESUMEN BANCARIO vs. LIQUIDACIÓN DE TARJETA

Estos términos suelen confundirse y es MUY MUY MUY importante tener en claro que son dos cosas diferentes, y que para realizar el control de las ventas con tarjeta, necesitamos ambos.
El Resumen o Extracto Bancario, es un lista de todas las operaciones realizadas en la cuenta bancaria durante todo un periodo. Esto incluye cobros, pagos, débitos de impuestos, comisiones, cheques, etc. Todo esto, a grandes rasgos, compone el saldo disponible en el banco.
Por otra parte, el Resumen o Liquidación de Tarjeta es un listado de todas las ventas que hicimos con tarjeta durante un periodo determinado. De este resumen surge cuánto nos va a pagar la tarjeta por las ventas realizadas. También vamos a tener el detalle de las comisiones y los impuestos que nos descuentan de cada transacción.

Control de Acreditaciones

Para realizar el control, vamos a necesitar, ya sea en papel o digital:

• Comprobantes de los cierres de Lote (estos contienen el detalle de las ventas de cada día con cada tarjeta)
• Extracto Bancario
• Liquidaciones de Tarjetas

Una vez que contemos con toda esta información, podemos realizar lo que se llama conciliar. Si tenemos la información de forma digital es más fácil, siempre buscar numeritos entre papeles es difícil y engorroso.

El trabajo a realizar es comparar los importes de los cierres de LOTE con lo que la tarjeta dice en la liquidación que nos quiere pagar. Cada transacción se puede identificar con el numero de lote que hay en cada cupón de cierre. De esta forma podemos ver si se está omitiendo la liquidación de algún lote, si nos están realizando algún contracargo y hasta si las comisiones que nos liquidan son las acordadas.

Luego hay que realizar el tercer control, ver que nos depositen en el banco lo que surge de la liquidación. Y eso se hace comparando con el extracto bancario.

Esto puede llevarnos mucho tiempo, así que es recomendable dedicarle la importancia que merece, ya que se trata, nada más y nada menos, que tus ingresos.

Como emprendedor, recordá que siempre es mejor centrarte en las tareas que generan ingresos e ir delegando las más operativas. A veces no se trata de tener un empleado tiempo completo, si no de pedir ayuda para algunas cosas.

También te invitamos a que nos escribas tus consultas por mensaje, para que pueda brindarte asesoramiento personalizado. A través del formulario de contacto.